Definirajte broj gostiju i vrstu posluživanja prije nego što išta stavite na stol. Provjerite imate li dovoljno mjesta za kretanje oko stola i za sigurno odlaganje vrućih posuda. Zapišite što ide na stol, a što ostaje na pomoćnom stoliću ili poslužavniku.
Postavite podlogu: stolnjak ili podmetače poravnajte tako da rubovi budu ravni i da se ne gužvaju. Ako koristite stolnjak, provjerite da ne visi previše kako se gosti ne bi zapinjali. Podmetače rasporedite simetrično i ostavite dovoljno prostora za tanjurić, šalicu i pribor.
Odaberite čajno posuđe u istoj liniji ili u promišljeno usklađenim setovima. Pregledajte šalice, tanjuriće i čajnik na okrhnutine, mrlje i stabilnost na površini. Pripremite i rezervnu šalicu ili dvije ako očekujete dodatne goste ili zamjene.
Rasporedite tanjuriće na svako mjesto, zatim na njih položite šalice tako da ručkica bude dosljedno okrenuta. Ostavite središnji dio stola slobodnijim za čajnik i posudice kako se ne bi stvarala gužva. Ako poslužujete kolačiće ili sendviče, predvidite prostor za zajednički pladanj ili etažer.
Pribor za čaj složite prema redoslijedu korištenja: žličicu za miješanje uz tanjurić, a nožić ili vilicu samo ako su potrebni uz zalogaje. Šećer stavite u posudicu s vlastitom žličicom kako se ne bi koristila žličica iz šalice. Kliješta ili lopaticu dodajte uz kocke šećera ili veće komade slastica.
Salvete pripremite tako da su lako dostupne i uredne, bez kompliciranog savijanja koje smeta. Ako koristite držače salveta, provjerite da ne grebu stol i da se ne prevrću. Položite salvetu lijevo od tanjurića ili na tanjurić, ovisno o raspoloživom prostoru.
Mlijeko i limun postavite kao zasebne opcije, svako u svojoj posudi i s vlastitim priborom. Limun narežite na tanke kriške i pripremite hvataljke ili malu vilicu kako bi posluživanje bilo čisto. Mlijeko ili biljni napitak držite u malom vrču, a po potrebi ga dopunjujte s pomoćnog mjesta.
Organizirajte čajnik, grijač ili podložak za čajnik tako da je stabilno i termički sigurno. Ako koristite više vrsta čaja, označite ih jednostavno i stavite kutijice ili posudice u jasnom redoslijedu. Predvidite posudu za odlaganje iskorištenih vrećica ili cjediljke kako stol ostane uredan.